Q&A en bevindingen

In een due-diligence- of procedurele dataroom stelt de wederpartij vragen. De Q&A is de plek waar die vragen binnenkomen, intern worden beantwoord en pas daarna worden gepubliceerd.

Wie doet wat

Rol	Wat hij doet
Vraagsteller	Dient een vraag in; ziet het antwoord pas als het is gepubliceerd
Coördinator	Bewaakt de lijst, verdeelt vragen en keurt antwoorden goed
Expert	Levert de inhoud van het antwoord aan

Een vraag gaat dus nooit rechtstreeks van expert naar wederpartij. Het concept blijft intern tot de coördinator het publiceert.

Een vraag beantwoorden

1. Open de vraag in de lijst.
2. Lees de vraag, de bijlage en de koppeling naar het document waar de vraag over gaat.
3. Schrijf een concept-antwoord en voeg eventueel een interne notitie toe.
4. Kies Indienen ter beoordeling.
5. De coördinator kiest Publiceren, of stuurt het terug met een opmerking.

Na publicatie ziet de vraagsteller het antwoord en verschijnt de vraag in de Q&A-lijst met status Gepubliceerd.

Anoniem of gericht antwoorden

Past een antwoord ook voor andere partijen, dan kun je het publiceren als anonieme FAQ: de andere groepen zien het antwoord zonder de naam van de oorspronkelijke vraagsteller. Zo hoef je dezelfde uitleg niet drie keer te geven.

Grenzen en termijnen

Per groep kan een maximum aantal vragen gelden, met een eigen limiet per dataroom. Het systeem weigert een nieuwe vraag boven de limiet en meldt dat aan de vraagsteller.

Bevindingen

In een due diligence-dataroom leg je wat je leest vast als bevinding: een observatie met een ernst, een toelichting en een koppeling naar het document en de pagina waar je het zag.

Bevindingen: ernst, onderwerp en de koppeling naar het document en de pagina.

Vanuit een bevinding open je het document in de viewer met de notitie ernaast, en op een desktop kun je twee documenten naast elkaar zetten om te vergelijken. Bevindingen zijn alleen zichtbaar voor het dealteam, niet voor bieders.

Koppel je antwoord aan een document

Verwijs in je antwoord naar het indexnummer van het stuk. De wederpartij kan dan direct de juiste pagina openen, en je voorkomt een tweede vraag over hetzelfde onderwerp.