Rechtenmatrix

Rechten regel je per groep en per map. De matrix op het tabblad Rechten laat in één oogopslag zien welke groep welke map ziet en wat die groep daar mag. Een gast ziet deze tab nooit.

De vier niveaus

Niveau	Wat het betekent
Geen toegang	De map bestaat niet voor deze groep: niet zichtbaar, niet doorzoekbaar
Alleen bekijken	Documenten openen in de viewer; downloaden alleen als de dataroom dat toestaat
Uploaden met goedkeuring	Bestanden toevoegen die eerst door het kantoor worden beoordeeld
Beheren	Mappen en documenten wijzigen, deelnemers en rechten aanpassen

Daarnaast is een map te markeren als Alleen intern. Interne groepen zien die map; externe groepen nooit, ook niet als de matrix per ongeluk iets anders zegt.

Een recht aanpassen

1. Open Rechten.
2. Zoek de groep (kolom) en de map (rij).
3. Kies het niveau in de cel.
4. Bevestig. De wijziging geldt direct voor iedereen in de groep.

Je kunt meerdere cellen in één keer zetten: selecteer ze en kies het niveau. Zo stel je in één keer een hele map in voor alle externe groepen.

Overerving

Een recht op een bovenliggende map geldt ook voor de mappen eronder, tenzij je het daar expliciet anders zet. In de matrix staat bij zo’n map Overgenomen van … met de map waar het recht vandaan komt. Zo zie je meteen waarom een gast iets wel of niet ziet.

Controleren wat iemand ziet

Met Bekijken als kies je een groep of een persoon en zie je precies welke mappen en items zichtbaar zijn. Het voorbeeld is alleen-lezen: het toont aantallen en toegang, opent nooit documentinhoud en wijzigt niets.

Dit is de snelste controle voordat je iets deelt: kies de wederpartij-groep en je ziet of de interne map echt verborgen blijft.

Jouw eigen toegang

Bovenaan de matrix staat Mijn toegang in deze dataroom: je eigen niveau, live opgehaald. Handig als je twijfelt of je iets mag wijzigen of alleen mag bekijken.

Verloop van toegang

Toegang kan een einddatum hebben. Op het scherm Verloop van toegang zie je wie binnenkort verloopt, wie al verlopen is en wie geblokkeerd is. Je kunt de toegang verlengen of opnieuw uitnodigen. Niemand hoeft het einde met de hand te regelen: op de einddatum wordt de toegang automatisch beëindigd en de wijziging gelogd.

De strengste regel wint

Staat de dataroom op geen download van originelen, dan kan een groep met Beheren nog steeds geen origineel downloaden. De instelling van de dataroom gaat boven een ruimer groepsrecht.

Wat er in het logboek komt

Elke wijziging in de matrix staat in de audittrail: welke groep, welke map, van welk niveau naar welk niveau, door wie. Dat is je bewijs bij de vraag waarom iemand iets kon zien.