Formulieren en templates
Een template is een herbruikbare vragenlijst: secties met items die samen één intake vormen. Je bouwt hem één keer en gebruikt hem daarna voor elke cliënt. Publiceren legt een versie vast; lopende verzoeken houden hun eigen versie.
Een template kiezen of bouwen
Section titled “Een template kiezen of bouwen”- Open Zaken & datarooms → Formulieren (of Documentverzoeken → Hoe de bouwer werkt).
- Kies een starter uit de bibliotheek, of kies Nieuwe template.
- Geef de template een naam die de cliënt herkent.
Secties en items
Section titled “Secties en items”Een template bestaat uit secties met daarin items. Elke sectie is een blok in het formulier, elk item is één vraag.
Per item stel je in:
| Veld | Betekenis |
|---|---|
| Soort | Een bestand, een antwoord of een bevestiging |
| Verplicht | Of de cliënt het item moet invullen om te kunnen indienen |
| Aanleveren door | Wie het item invult: de cliënt, de wederpartij of het kantoor |
| Doelmap | Waar een geüpload bestand in de index terechtkomt |
| Toelichting | Extra uitleg die de cliënt bij de vraag ziet |
Houd items klein en concreet: “Loonstrook januari” werkt beter dan “Inkomensbescheiden”.
Publiceren
Section titled “Publiceren”Kies Publiceren. Daarmee leg je een versie vast. Daarna kun je de template blijven aanpassen, maar dat maakt een nieuwe versie: verzoeken die al lopen, houden de versie waarmee ze zijn gestart. Zo verandert een lopende intake niet onder de cliënt vandaan.
Voorbeeld als cliënt
Section titled “Voorbeeld als cliënt”Kies Voorbeeld als cliënt om te zien wat de cliënt straks invult. Je doorloopt het formulier zonder iets te verzenden, zodat je verplichte velden en de volgorde kunt controleren.
Een formulier versturen
Section titled “Een formulier versturen”- Open de dataroom en kies Documenten opvragen.
- Kies de template.
- Vul de ontvanger in en controleer het voorbeeld.
- Kies Versturen.
De cliënt krijgt een link. Na het invullen komen bestanden in de doelmap en antwoorden bij het verzoek te staan.