Ga naar inhoud
The Dutch DataroomThe Dutch Dataroom handleiding

Prullenbak en herstel

Verwijderen in een dataroom is bijna altijd terug te draaien. Een verwijderd item gaat naar de prullenbak van de dataroom en blijft daar dertig dagen staan.

Prullenbak van een dataroom met verwijderde items, wie ze verwijderde en de einddatum
De prullenbak toont per item wie het verwijderde, wanneer het automatisch verdwijnt en of terugzetten nog kan.

Iets verwijderen

Section titled “Iets verwijderen”
  1. Open het actiemenu van de map of het document.
  2. Kies Naar prullenbak en bevestig.
  3. Het item verdwijnt uit de index en verschijnt in de prullenbak.

Een map gaat met inhoud naar de prullenbak. Zet je hem terug, dan komt de inhoud mee.

Terugzetten

Section titled “Terugzetten”
  1. Kies Prullenbak in de werkbalk van de index.
  2. Selecteer één of meer items.
  3. Kies Terugzetten.

Het item komt terug op zijn oude plek en houdt zijn nummer. Bestaat de oorspronkelijke map niet meer, dan meldt het systeem Komt terug in de hoofdmap en komt het item bovenaan de index te staan.

Automatisch opruimen

Section titled “Automatisch opruimen”

Na dertig dagen verwijdert het systeem het item definitief. Bij elk item staat de datum: Wordt op … automatisch definitief verwijderd. Er is geen aparte stap nodig en geen herinnering vooraf — wat je wilt bewaren, zet je binnen die dertig dagen terug.

Definitief verwijderen

Section titled “Definitief verwijderen”

Een beheerder kan items ook meteen definitief verwijderen. Dat kan alleen als niets zich ertegen verzet. Het systeem blokkeert en vertelt waarom:

Melding Betekenis
Juridische bewaarplicht: definitief verwijderen is geblokkeerd Er loopt een legal hold op dit dossier
De dataroom is niet actief De dataroom is gearchiveerd of gesloten
Bewaartermijn loopt tot … De wettelijke of afgesproken bewaartermijn is nog niet verstreken
Gebruikt als productie in een lopende procedure Het stuk maakt deel uit van een productielijst

Voor definitief verwijderen is goedkeuring van een tweede beheerder nodig. De aanvraag staat in de prullenbak met de naam van de aanvrager; een andere beheerder kiest Goedkeuren. Zo kan één persoon nooit in zijn eentje bewijs laten verdwijnen.

Wat er in het logboek komt

Section titled “Wat er in het logboek komt”

Verwijderen, terugzetten, aanvragen en goedkeuren staan allemaal in de audittrail van de dataroom, met naam en tijdstip. Ook als een item later definitief verdwijnt, blijft het logboek bewaard.