Gasten en gastlinks
Een gast is iedereen buiten het kantoor: een cliënt, een wederpartij, een deskundige. Gasten zijn gratis en onbeperkt; je betaalt niet per genodigde. Ze krijgen nooit meer te zien dan de mappen van de groep waarvoor ze zijn uitgenodigd.
Hoe een gast inlogt
Section titled “Hoe een gast inlogt”- De gast opent de link uit de uitnodigingsmail.
- Hij kiest Stuur mij een code en vult de zes cijfers uit de e-mail in.
- Staat veilig bekijken aan, dan volgt een tweede code per sms.
- Daarna ziet hij zijn dataroom: alleen de mappen van zijn groep.
De e-mailcode bewijst dat de gast bij het opgegeven adres hoort. Daarom werkt een doorgestuurde link niet: de code komt altijd bij de oorspronkelijke ontvanger binnen.
Wat een gast ziet
Section titled “Wat een gast ziet”- De mappen waarvoor zijn groep recht heeft, met dezelfde nummers als in jouw index.
- De documenten in de viewer, met watermerk.
- Zijn eigen uploads en de status daarvan (Wacht op goedkeuring tot het kantoor ze goedkeurt).
- Berichten en verzoeken, als de dataroom die heeft.
- Geen kantoorbeheer, geen algemene zoekfunctie over andere datarooms en geen rechtenmatrix.
Wat een gast niet kan
Section titled “Wat een gast niet kan”| Actie | Waarom niet |
|---|---|
| Door mappen bladeren die niet van zijn groep zijn | Ze bestaan niet in zijn weergave |
| Een downloadlink doorsturen | De link is persoonlijk en verloopt |
| Een upload meteen zichtbaar maken | Uploads van gasten wachten op goedkeuring |
| Rechten van anderen zien | De deelnemerslijst toont alleen wat hij mag zien |
Beperken in de tijd
Section titled “Beperken in de tijd”Bij het uitnodigen kun je Toegang tot en met invullen. Op die datum eindigt de toegang automatisch. Je kunt dat later aanpassen via Deelnemers of Verloop van toegang.
Intrekken
Section titled “Intrekken”Toegang intrekken in de deelnemerslijst beëindigt de toegang direct. De gast komt bij zijn volgende klik op het inlogscherm en kan met dezelfde link niet opnieuw binnenkomen.
Terugkerende gasten
Section titled “Terugkerende gasten”Nodig je dezelfde partij vaker uit, gebruik dan dezelfde groep. De gast herkent de dataroom in zijn overzicht en je hoeft de rechten niet opnieuw in te richten.