De index opbouwen

De index is de inhoudsopgave van je dataroom: een mappenboom met genummerde documenten. Cliënten en wederpartijen zien dezelfde nummers als jij, ook in exports en in de productielijst.

De index: links de mappenboom, rechts de inhoud met nummer, naam, status en wijzigingsdatum.

Nummering

Nummers volgen de positie in de boom, niet de naam van het bestand. Verplaats je een document, dan wordt de nummering automatisch bijgewerkt — ook in tussenliggende nummers.

In Instellingen kies je de stijl:

• Numeriek — 1, 2, 3
• Puntsgewijs — 1.1, 1.2, 1.2.1
• Geen nummering — voor een dataroom waarin nummers niet helpen

Met Nummers verbergen in de werkbalk verberg je de nummers tijdelijk voor jezelf. De nummers blijven wel bestaan: exports en de productielijst gebruiken ze gewoon.

Een map toevoegen

1. Open de map waarin de nieuwe map moet komen.
2. Kies Nieuwe map.
3. Vul de naam in en bevestig.

Mappen kunnen genest zijn. Een map met de aanduiding Intern: niet zichtbaar voor gasten is alleen voor kantoorgebruikers; handig voor werkversies en notities.

Een verwacht document plaatsen

Een verwacht document is een lege plek in de index: je weet dat het stuk komt, maar het is er nog niet. Daarmee zie je in één oogopslag wat er nog ontbreekt.

1. Kies Nieuw verwacht document.
2. Geef de titel op, bijvoorbeeld Productie 12 – getuigenverklaring.
3. Het item verschijnt gestippeld in de index met de status Verwacht.

Vullen kan op drie manieren:

• Hier uploaden — kies een bestand voor precies deze plek.
• Opvragen — start een documentverzoek met de titel en de doelmap al ingevuld.
• Slepen: sleep een bestand op de regel van het verwachte stuk.

De knop Volledigheid filtert de lijst op Alleen verwacht of Alleen aanwezig, zodat je snel ziet wat er nog openstaat.

Verplaatsen en herordenen

• Verplaatsen — kies Verplaatsen in het actiemenu van een item en kies de doelmap.
• Één map omhoog — in het actiemenu van een map.
• Sorteren — kies Indexvolgorde, Naam (A–Z) of Nieuwste eerst. Sorteren op naam of datum verandert de getoonde volgorde, niet de index zelf. De melding Indexvolgorde herstellen brengt je terug naar de nummervolgorde.

Grote datarooms

Bij duizenden regels blijft de mappenboom snel: submappen worden geladen wanneer je ze opent. Met de pijltjestoetsen beweeg je door de lijst en met de spatiebalk open je de snelle weergave van een document zonder de pagina te verlaten.

Index importeren en exporteren

Een bestaande index uit Excel of CSV kun je importeren met een preview: je ziet eerst wat er aangemaakt gaat worden en pas daarna bevestig je. Exporteren kan als Excel en als PDF, bijvoorbeeld om de inhoudsopgave bij een processtuk te voegen.

Waar je op moet letten

• Nummering na import — geïmporteerde regels krijgen een nummer op basis van hun positie. Staat de volgorde in je spreadsheet anders, sorteert de index anders dan je verwacht.
• Verwijderen is uitstellen — een verwijderd item gaat naar de prullenbak en blijft 30 dagen terug te zetten.
• Rechten gaan per map — een document toevoegen aan een map die een gast niet mag zien, verandert niets aan zijn toegang.