De cliëntomgeving
De cliëntomgeving is de portal die je cliënt opent via de link in je e-mail. Hij ziet daar wat jij met hem deelt en wat jij van hem nodig hebt — en niets anders.
Inloggen
Section titled “Inloggen”- De cliënt opent de link uit de e-mail.
- Hij kiest Stuur mij een code; de code komt op het e-mailadres waarop de link is verstuurd.
- Hij vult de code in en komt in zijn omgeving.
- Voor het bekijken van gedeelde documenten volgt een tweede code per sms, als het kantoor veilig bekijken heeft ingesteld.
De link blijft werken: de cliënt hoeft niet elke keer een nieuwe link te vragen. De codes zijn beperkt in aantal en geldigheid — vraag de cliënt niet vlak voor een afspraak tien keer een code aan.
Wat de cliënt ziet
Section titled “Wat de cliënt ziet”| Onderdeel | Inhoud |
|---|---|
| Wat we van u nodig hebben | De checklist uit het documentverzoek, met per item de status |
| Gedeeld met u | Documenten die jij met hem deelt, in de beveiligde viewer met zijn naam als watermerk |
| Berichten | Het berichtenverkeer met het kantoor |
| Aangeleverd | Wat hij al heeft geüpload, met de status per stuk |
Bovenaan staat een samenvatting: Nog 3 onderdelen open of U hebt alles aangeleverd. Zo weet de cliënt meteen of er nog iets van hem wordt verwacht.
Aanleveren
Section titled “Aanleveren”- Open een item uit de checklist.
- Kies het bestand of sleep het in het vak.
- Controleer en kies Aanleveren.
Het bestand gaat naar het kantoor ter beoordeling. De cliënt ziet Wacht op beoordeling tot het is goedgekeurd. Wordt iets afgekeurd, dan ziet hij de reden en kan hij opnieuw aanleveren.
Op een telefoon
Section titled “Op een telefoon”De cliëntomgeving werkt op een telefoon met één kolom. De inhoudsopgave wordt een uitschuifbaar overzicht, zodat het formulier leesbaar blijft.
Wat de cliënt niet kan
Section titled “Wat de cliënt niet kan”- Documenten zien die niet met hem zijn gedeeld.
- Zijn eigen aanleveringen goedkeuren.
- De nummering of de mappenstructuur wijzigen.
- Bij een verlopen of ingetrokken link alsnog binnenkomen: dan meldt de pagina Deze link werkt niet meer en vraag je een nieuwe link aan.
Als de cliënt geen sms-code kan ontvangen
Section titled “Als de cliënt geen sms-code kan ontvangen”Zonder mobiel nummer kan de cliënt wel inloggen en stukken aanleveren, maar geen gedeelde documenten bekijken. Vul het nummer aan bij de deelnemer in de dataroom, of zet veilig bekijken uit als dat voor deze cliënt niet nodig is.