Een dataroom aanmaken

Een dataroom is de map met documenten die je met anderen deelt. Je kunt hem los aanmaken en later aan een cliënt of zaak koppelen, of meteen vanuit een dossier werken.

Alle datarooms van het kantoor. De knop Nieuwe dataroom staat rechtsboven.

Stap voor stap

1. Open Zaken & datarooms en kies Nieuwe dataroom.
2. Vul de naam in. Gebruik de naam die de cliënt ook gebruikt; die staat straks in elke e-mail.
3. Kies eventueel een cliënt en een zaak. Laat je ze leeg, dan staat de dataroom onder Niet gekoppeld en kun je dat later bij de instellingen rechtzetten.
4. Kies een startpunt onder Wat wilt u doen?:
   • Verzamelen — een index met verwachte stukken en een vragenlijst, bedoeld om stukken van de cliënt te ontvangen.
   • Delen — een eenvoudige, genummerde index om stukken aan een wederpartij te geven.
   • Ordenen — een dossierstructuur zonder vragenlijst, voor intern gebruik.
   • Eigen indeling — helemaal leeg beginnen.
5. Controleer de preview: je ziet welke mappen en formulieren je meekrijgt.
6. Kies Dataroom aanmaken.

Je krijgt een bevestiging met de knop Open de nieuwe dataroom. De dataroom is meteen bruikbaar; uploads en uitnodigingen kunnen direct.

Wat je kiest, en wat je later nog kunt wijzigen

Onderdeel	Vast na aanmaken?	Wijzigen via
Naam	Nee	Instellingen → Algemeen
Cliënt en zaak	Nee	Instellingen → Algemeen
Mappenstructuur	Nee	Index: hernoemen, verplaatsen, toevoegen
Startpunt / sjabloon	Ja, als vertrekpunt	Een ander startpunt toevoegen kan niet; je bouwt verder in de index
Type dataroom	Nee, wel beperkt	Instellingen → Algemeen

Eén startpunt per dataroom

Een dataroom begint met één startpunt. Wil je later een andere structuur, dan voeg je mappen toe of verplaats je ze. Zo blijft de nummering van bestaande stukken intact — belangrijk als je al stukken met een wederpartij hebt gedeeld.

Type dataroom

Het type bepaalt welke onderdelen een dataroom heeft:

• Cliëntportaal — gericht op uitwisseling met één cliënt: uploaden, verzoeken, berichten.
• Procedure — gericht op procederen: een genummerde productielijst, termijnen en een rolkalender.

Kantoren met een sectorprofiel (bijvoorbeeld hypotheekadvies of notariaat) krijgen daarnaast sectorspecifieke startpunten en tabs. De werking van uploaden, rechten en de audittrail is gelijk.

Rechten die je meteen moet controleren

Na het aanmaken heeft alleen de maker (en de kantoorbeheerder) toegang. Voordat je iets deelt:

1. Open Rechten en controleer welke groepen bestaan.
2. Nodig de mensen uit via Deelnemers → Uitnodigen.
3. Wil je een gast toegang geven tot één map, lees dan Gasten uitnodigen.

Veelgemaakte fouten

• De cliënt ziet de dataroom niet. De uitnodiging is verstuurd maar nog niet geaccepteerd, of de gast heeft geen recht op de map waarin je iets hebt geüpload. Zie Rechtenmatrix.
• De nummering komt niet overeen met de papieren bundel. De index is gesorteerd op iets anders dan de indexvolgorde. Kies Indexvolgorde herstellen in de werkbalk van de index.
• Een dataroom staat bij “Niet gekoppeld”. Koppel hem alsnog via Instellingen → Algemeen.