Mensen uitnodigen
Toegang geef je per dataroom. Je voegt een collega toe aan een interne groep, of je nodigt een cliënt, wederpartij of deskundige uit voor een externe groep. De groep bepaalt welke mappen iemand ziet.
Een collega toevoegen
Section titled “Een collega toevoegen”- Open de dataroom en kies Uitnodigen, of ga naar Deelnemers.
- Kies Collega van het kantoor.
- Selecteer de collega en de interne groep.
- Kies Toevoegen.
Een collega hoeft de uitnodiging niet te accepteren: hij heeft toegang zodra hij inlogt. Interne groepen zien ook mappen die als Intern zijn gemarkeerd.
Een externe partij uitnodigen
Section titled “Een externe partij uitnodigen”- Kies Externe partij.
- Vul het e-mailadres en de naam in.
- Kies de groep: cliënt, wederpartij, deskundige of een eigen externe groep. De groep bepaalt welke mappen de gast ziet en of hij mag uploaden.
- Vul indien nodig een mobiel nummer in. Voor het bekijken van documenten is een sms-code nodig; zonder nummer kan de gast wel inloggen maar geen documenten openen.
- Optioneel: Toegang tot en met — daarna vervalt de toegang automatisch.
- Voeg een persoonlijk bericht toe voor de e-mail. Zet er geen vertrouwelijke details in.
- Kies Uitnodiging versturen.
Wat de gast doet
Section titled “Wat de gast doet”De gast opent de link uit de e-mail en vraagt een inlogcode aan. Die code komt op het e-mailadres waarop de uitnodiging binnenkwam — zo weet je zeker dat de link niet zomaar doorgestuurd kan worden. Daarna volgt, als het kantoor dat eist, een sms-code voor het bekijken van documenten.
Status van een uitnodiging
Section titled “Status van een uitnodiging”| Status | Betekenis |
|---|---|
| Uitgenodigd | Verstuurd, nog niet gebruikt |
| Actief | De gast heeft ingelogd en kan werken |
| Verlopen | De einddatum is gepasseerd |
| Ingetrokken | De toegang is handmatig beëindigd |
Naast de status zie je de laatste inlog. Blijft een gast hangen, dan kun je hem opnieuw uitnodigen of zijn toegang intrekken.
Toegang intrekken
Section titled “Toegang intrekken”- Open Deelnemers.
- Kies Toegang intrekken bij de persoon.
- Bevestig.
Intrekken werkt direct: de volgende klik van de gast leidt naar het inlogscherm. Wat de gast al had gedownload, blijft bij hem — daarom is het watermerk op elke pagina belangrijk.