Instellingen van een dataroom
De instellingen van een dataroom bepalen hoe de index wordt genummerd, wat gasten moeten accepteren, of downloads zijn toegestaan en wat er gebeurt als het dossier eindigt. Je vindt ze onder het tabblad Instellingen.
Algemeen
Section titled “Algemeen”- Naam — de naam die deelnemers in hun overzicht en in e-mails zien.
- Type — cliëntportaal of procedure.
- Beschrijving — vrije tekst, alleen zichtbaar voor kantoorgebruikers.
- Dossier — koppel de dataroom alsnog aan een zaak, of maak hem los.
Nummering
Section titled “Nummering”Kies Numeriek (1, 2, 3), Puntsgewijs (1.1, 1.2) of Geen nummering. Daarnaast bepaal je of nummers in de index zichtbaar zijn en of er plaatsaanduidingen voor lopende uploads verschijnen.
De nummerstijl geldt voor de hele dataroom. Wijzig je hem als er al stukken zijn gedeeld, dan verandert de verwijzing in eerdere e-mails en brieven mee — controleer dat voordat je wisselt.
Voorwaarden
Section titled “Voorwaarden”Je kunt eisen dat een gast bij het eerste bezoek de voorwaarden van de dataroom accepteert. Het systeem bewaart welke versie iemand heeft geaccepteerd en wanneer. Zonder acceptatie komt de gast niet verder dan het welkomstscherm.
Viewer en watermerk
Section titled “Viewer en watermerk”| Instelling | Effect |
|---|---|
| Watermerk tonen met naam van de viewer en tijdstip | Elk bekeken pagina krijgt een watermerk met naam, e-mailadres, tijd en een forensisch kenmerk |
| Download van originelen toestaan | Zonder deze optie kan een gast alleen kijken, niet downloaden |
| Downloads aanbieden als PDF met watermerk | De gast krijgt een PDF met watermerk in plaats van het origineel |
| Groepsleden mogen elkaars namen zien | Bepaalt of deelnemers in dezelfde groep elkaar in de deelnemerslijst zien |
Deze instellingen zijn standaardwaarden. Per groep kan de rechtenmatrix strenger zijn; de strengste instelling wint altijd.
Toegang en planning
Section titled “Toegang en planning”Bovenaan de instellingen zie je wie toegang heeft en tot wanneer. Je kunt:
- toegang plannen vanaf een datum, bijvoorbeeld pas na een zittingsdag;
- toegang laten verlopen op een datum;
- toegang intrekken per persoon of groep.
Bevriezen
Section titled “Bevriezen”Dataroom bevriezen maakt de dataroom read-only: deelnemers kunnen documenten bekijken maar niets meer wijzigen, uploaden of verwijderen. Gebruik dit als de stukken definitief zijn, bijvoorbeeld vlak voor een zitting. Met Heractiveren maak je hem weer bewerkbaar.
Archiveren en retentie
Section titled “Archiveren en retentie”Als het dossier eindigt, sluit je de dataroom. De dataroom gaat dan op slot en de bewaartermijn gaat lopen. Tijdens de bewaartermijn:
- blijft alles leesbaar voor wie recht heeft;
- kan niets worden vernietigd;
- blijft de audittrail intact.
Na het einde van de bewaartermijn kan een beheerder tot vernietiging overgaan. Is er een bewaarplicht (legal hold) actief, dan is vernietigen geblokkeerd — ook na het einde van de termijn, tot de bewaarplicht is opgeheven.
Rechten op de instellingen
Section titled “Rechten op de instellingen”Alleen de dataroombeheerder en de kantoorbeheerder kunnen instellingen wijzigen. Andere deelnemers zien de instellingen niet als tabblad. Een gast ziet ze nooit.