Audittrail
Elke dataroom heeft een audittrail: een logboek van wat er is gebeurd, door wie en wanneer. Je vindt het onder het tabblad Audittrail. Het logboek is alleen-lezen; niemand kan er regels in wijzigen of verwijderen.
Wat er wordt vastgelegd
Section titled “Wat er wordt vastgelegd”- Documenten — bekeken, gedownload, geüpload, nieuwe versie, gelakt.
- Toegang — deelnemer uitgenodigd, toegang gewijzigd of ingetrokken.
- Inloggen — geslaagde en geweigerde aanmeldingen.
- Beheer — instellingen, retentie, verwijderen en goedkeuren.
- Verzoeken en Q&A — verstuurd, aangeleverd, goedgekeurd, gepubliceerd.
Per regel zie je het tijdstip, de persoon, de gebeurtenis en het onderwerp (dataroom, document of map).
Filteren
Section titled “Filteren”Filter op periode, persoon, soort gebeurtenis of dataroom. Gebruik de filters samen om bijvoorbeeld alle weergaven van één document door één gast in één week te zien — precies wat je nodig hebt bij een vraag over een vermeende inzage.
Exporteren
Section titled “Exporteren”Je kunt de trail als bestand exporteren voor een dossier of een kantoorcontrole. Er is ook een dagelijkse export: elke dag wordt het logboek automatisch vastgelegd, zodat je een reeks onafhankelijke kopieën hebt.
De keten verifiëren
Section titled “De keten verifiëren”De regels zijn aan elkaar geketend met een cryptografische vingerafdruk. Wijzigt iemand achteraf een regel, dan klopt de keten niet meer. Met Keten verifiëren controleert het systeem de hele trail en meldt het eerste punt waar iets niet klopt. Bewaar de uitkomst bij je dossier als je moet aantonen dat het logboek intact is.
Inzicht per groep
Section titled “Inzicht per groep”Naast de trail is er Inzicht: leestijd per groep en per pagina. Daarmee zie je welke stukken aandacht kregen en welke niemand heeft geopend — nuttig bij een due diligence of een procedure waarin je moet aantonen dat een stuk beschikbaar was.