Documentverzoeken

Met een documentverzoek vraag je gericht stukken op. De cliënt ziet een checklist met wat je nodig hebt, jij ziet per item wat binnen is en wat nog openstaat.

Een verzoek opstellen

1. Open de dataroom en kies Documenten opvragen, of ga naar het tabblad Documentverzoeken en kies Documenten opvragen.
2. Kies een template uit de bibliotheek of begin met een lege checklist.
3. Controleer de items: per item zie je of het verplicht is, wie het aanlevert en in welke map het terechtkomt.
4. Stel een uiterste datum in als dat nodig is.
5. Kies Versturen.

Het verzoek gaat naar de opgegeven ontvanger. Die krijgt een e-mail met een link naar de checklist in het cliëntportaal.

Voortgang volgen

In de lijst zie je per verzoek:

• Voortgang — bijvoorbeeld 6 van 9 items aangeleverd.
• Te beoordelen — hoeveel aanleveringen op je wachten.
• Uiterste datum — met de markering Loopt bijna af of Te laat.
• Status — concept, verzonden, afgerond of gesloten.

Open je het verzoek, dan zie je per item de status: Opgevraagd, Aangeleverd, In behandeling, Goedgekeurd, Afgekeurd, Opnieuw opgevraagd of Te laat.

Aanleveringen beoordelen

Aangeleverde stukken komen niet automatisch in de index. Je beoordeelt ze eerst:

1. Open de Beoordelingswachtrij, of het verzoek zelf.
2. Bekijk het aangeleverde bestand.
3. Kies Goedkeuren, Afkeuren (met een reden) of Opnieuw opvragen.

Bij Goedkeuren komt het bestand in de map die bij het item hoort. Bij Afkeuren ziet de cliënt je reden en kan hij opnieuw aanleveren. Met Vrijstellen sluit je een item af dat niet nodig bleek.

Je kunt meerdere items tegelijk goedkeuren: Selecteer alle openstaande en daarna Selectie goedkeuren.

Herinneren

Kies Herinnering sturen bij een verzoek dat nog openstaat. De ontvanger krijgt een e-mail met de nog openstaande items. Herinner niet te vaak achter elkaar: de ontvanger ziet elke herinnering in zijn portaal en in zijn mailbox.

Wat de cliënt ziet

De cliënt ziet de checklist met per item:

• wat er gevraagd wordt en of het verplicht is;
• of het al is aangeleverd;
• de reden als iets is afgekeurd;
• de knop om te uploaden of om een vraag te stellen.

Tussentijds opslaan kan: de cliënt hoeft niet alles in één keer te doen.

Eén verzoek per ronde

Begin met één verzoek voor de eerste ronde stukken. Een tweede verzoek voor aanvullingen houdt de voortgang leesbaar en voorkomt dat een cliënt door een lange lijst heen moet.