Veelgestelde vragen
Korte antwoorden. Voor de volledige uitleg verwijst elke vraag naar de pagina waar het stap voor stap staat.
Algemeen
Section titled “Algemeen”Kan ik offline werken? Nee. The Dutch Dataroom is een webapplicatie; er is geen desktop-app en geen offline synchronisatie. Je hebt een browser en een internetverbinding nodig.
Zijn gasten echt gratis? Ja. Gasten zijn gratis en onbeperkt. Je betaalt voor de leden van je kantoor en voor de opslag van je organisatie, niet per genodigde.
Werkt het op een telefoon? Ja. De cliëntomgeving en het ondertekenen zijn ontworpen voor een smal scherm. Het beheer van een grote dataroom werkt prettiger op een desktop.
In welke talen is de applicatie beschikbaar? Nederlands en Engels. De taal kies je per account onder Mijn account.
Datarooms
Section titled “Datarooms”Kan ik een dataroom kopiëren? Je kunt een nieuwe dataroom met hetzelfde startpunt beginnen. Bestaande inhoud kopiëren is geen standaardfunctie; vraag het na als je het nodig hebt.
Wat gebeurt er als ik een dataroom bevries? De dataroom wordt read-only: bekijken kan, wijzigen niet. Met Heractiveren maak je hem weer bewerkbaar.
Kan ik een dataroom verwijderen? Een dataroom sluit je en daarna loopt de bewaartermijn. Definitief vernietigen gaat via de retentieprocedure met goedkeuring van een tweede beheerder — zie Retentie en vernietigen.
Waarom staan er nummers voor mijn documenten die ik niet heb ingevoerd? De nummering volgt de positie in de index. Zie De index opbouwen.
Documenten
Section titled “Documenten”Wat is de maximale bestandsgrootte? 5 GB per bestand. Grotere bestanden moet je splitsen.
Blijft een oude versie bewaard als ik een nieuw bestand upload? Ja, als je in dezelfde map een bestand met dezelfde naam uploadt. Zie Versies.
Kan een gast het origineel downloaden? Alleen als de dataroom dat toestaat en de groep dat recht heeft. Anders krijgt hij een PDF met watermerk of alleen de viewer.
Kan ik tekst in een PDF verwijderen? Ja, met lakken. De gelakte versie is echt ontdaan van de inhoud; eerdere versies blijven alleen intern zichtbaar.
Hoe weet ik zeker dat een gast alleen de juiste map ziet? Gebruik Bekijken als in de rechtenmatrix: je ziet precies welke items die groep of persoon ziet.
Wat heeft een gast nodig om documenten te bekijken? Een e-mailcode en, als veilig bekijken aanstaat, een sms-code. Zonder mobiel nummer kan hij inloggen en aanleveren, maar niet bekijken.
Kan ik toegang automatisch laten verlopen? Ja, met Toegang tot en met bij het uitnodigen of via Verloop van toegang.
Verzoeken
Section titled “Verzoeken”Komt een aangeleverd bestand meteen in de index? Nee. Je beoordeelt het eerst; na Goedkeuren komt het in de doelmap.
Kan een cliënt tussentijds opslaan? Ja, in de cliëntomgeving kan hij stoppen en later verdergaan met dezelfde link.
Blijft een lopend verzoek werken als ik de template aanpas? Ja. Een verzoek houdt de versie waarmee het is gestart. Zie Formulieren en templates.
Beveiliging
Section titled “Beveiliging”Is het platform ISO-gecertificeerd? Claim dat alleen met een actueel certificaat en de juiste scope. Het trustcentrum is de bron voor wat er nu geldt.
Kan ik zien wie een document heeft bekeken? Ja, in de audittrail, met tijdstip en persoon. Het watermerk op elke pagina maakt een uitgelekte pagina herleidbaar.