Gebruikers en rollen

Als kantoorbeheerder bepaal je wie toegang heeft tot het kantoor en met welke rol. Rollen bepalen wat iemand in de applicatie mag; de dataroomspecifieke rechten stel je daarna per dataroom in.

Een collega uitnodigen

1. Open Kantoorbeheer → Gebruikers.
2. Kies Collega uitnodigen (of Bulk uitnodigen voor meerdere adressen tegelijk).
3. Vul het e-mailadres en de naam in en kies de rol.
4. Kies Uitnodigen.

De collega krijgt een e-mail en stelt bij de eerste keer inloggen een wachtwoord en een tweede factor in. Tot die tijd staat hij op Uitgenodigd.

De rollen

Rol	Waarvoor
Kantoorbeheerder	Volledige toegang tot kantoorbeheer, gebruikers, huisstijl, opslag en integraties
Advocaat	Werkt in datarooms: documenten, rechten, verzoeken
Juridisch medewerker	Ondersteunt bij documenten en verzoeken, zonder kantoorbeheer
Secretarieel medewerker	Inhoud en uitnodigingen, zonder beheer van het kantoor
Financiële administratie	Ziet abonnement en gebruik
Compliance	Ziet audittrail, retentie en rapporten; kan integraties inzien
Adviseur / Backoffice	Sectorspecifieke rollen voor hypotheek- en financiële kantoren

Een rol is een vertrekpunt: in de dataroom zelf bepaalt de rechtenmatrix wat iemand per map mag.

Status van een gebruiker

Status	Betekenis
Actief	Kan inloggen
Uitgenodigd	Heeft de uitnodiging nog niet afgerond
Verlopen	De uitnodiging is verlopen; nodig opnieuw uit
Geblokkeerd	Toegang is ingetrokken of geblokkeerd

In de lijst zie je ook de laatste login. Een collega die lang niet heeft ingelogd, heeft vaak een verouderde uitnodiging — nodig hem opnieuw uit in plaats van een nieuw account te maken.

Rol wijzigen of toegang intrekken

Kies Meer acties bij de gebruiker:

• Rol wijzigen — geldt direct.
• Toegang intrekken — de gebruiker kan niet meer inloggen; lopende sessies verlopen.
• Opnieuw uitnodigen — stuurt een nieuwe uitnodigingsmail.

Je kunt je eigen rol niet verlagen als je de laatste beheerder bent: het systeem voorkomt dat een kantoor zonder beheerder achterblijft.

Tweede factor

Het kantoor kan tweede factor verplichten. Staat het aan, dan kan niemand — ook een beheerder niet — inloggen met alleen een wachtwoord. Nieuwe gebruikers richten hun tweede factor in bij de eerste login.

Neem geen genoegen met gedeelde accounts

Een gedeeld account maakt de audittrail waardeloos: je kunt dan niet meer aantonen wie een document heeft bekeken of gedownload. Maak per persoon een account aan.

Exporteren

Kies Exporteren als CSV voor een overzicht van gebruikers, rollen, statussen en laatste login. Gebruik dat bijvoorbeeld bij een kantoorcontrole of bij het opruimen van verouderde accounts.