Begrippen

De applicatie gebruikt een aantal vaste termen. Dit is wat ze betekenen.

Term	Betekenis
Dataroom	De map met documenten die je met anderen deelt, met eigen rechten en een eigen audittrail
Index	De inhoudsopgave van de dataroom: een mappenboom met genummerde documenten
Positie	Eén regel in de index; kan een map, een document of een verwacht document zijn
Verwacht document	Een lege plek in de index voor een stuk dat je nog verwacht
Productie	Een genummerd stuk in een productielijst voor een procedure
Versie	Een nieuwe inhoud van hetzelfde document; oude versies blijven bestaan
Groep	Een set deelnemers met dezelfde rechten op dezelfde mappen
Interne groep	Een groep van het kantoor; ziet ook mappen die als alleen intern zijn gemarkeerd
Externe groep	Cliënt, wederpartij, deskundige of eigen externe groep; ziet nooit interne mappen
Gast	Een deelnemer buiten het kantoor
Rechtenmatrix	Het overzicht van rechten per groep en per map
Bekijken als	Een alleen-lezen voorbeeld van wat een groep of persoon ziet
Watermerk	De aanduiding met naam, tijdstip en kenmerk op elke bekeken pagina
Lakken	Vertrouwelijke informatie definitief verwijderen en een nieuwe versie maken
Geprivilegieerd	Gemarkeerd stuk dat nooit voor externe partijen zichtbaar is
Documentverzoek	Een verzoek aan een cliënt of wederpartij om stukken aan te leveren
Template	Een herbruikbare vragenlijst met secties en items
Item	Eén vraag of opdracht in een verzoek of formulier
Q&A	Vragen en antwoorden tussen jouw kantoor en de wederpartij
Bevinding	Een vastgelegde observatie bij een document, met ernst en koppeling
Audittrail	Het logboek van gebeurtenissen in een dataroom
Legal hold	Bewaarplicht die definitief verwijderen blokkeert
Retentie	De bewaartermijn die loopt vanaf het einde van een dossier
Crypto-shredding	Vernietigen door de versleutelingssleutels te verwijderen; de bestanden worden onleesbaar
Vernietigingscertificaat	Het bewijs dat en wanneer iets vernietigd is, met de methode en aantallen
SES / AES / QES	De drie niveaus van elektronische ondertekening, van gewoon tot gekwalificeerd
Sectorprofiel	De inrichting van het kantoor voor een beroepsgroep, met eigen namen en startpunten
Startpunt	De voorgevulde inrichting die je bij het aanmaken van een dataroom kiest