Retentie en vernietigen
Retentie bepaalt hoe lang stukken blijven bestaan. Je stelt het per documentsoort in, en je kunt tijdens een geschil een bewaarplicht (legal hold) opleggen die vernietigen blokkeert.
Bewaartermijnen instellen
Section titled “Bewaartermijnen instellen”- Open Kantoorbeheer → Retentie.
- Kies de documentsoort, bijvoorbeeld Cliëntenonderzoek (Wwft) of Kopie identiteitsbewijs.
- Stel de termijn in en sla op.
Een termijn gaat lopen vanaf het moment dat het dossier eindigt, niet vanaf de upload. Sluit je een dossier niet, dan start de termijn dus ook niet.
Legal hold
Section titled “Legal hold”Een legal hold voorkomt dat iets definitief wordt verwijderd. Je kunt hem opleggen op vier niveaus: een document, een map, een dataroom of een heel dossier.
- Kies Legal hold instellen.
- Kies het niveau en de reden: Lopend geschil, Verzoek toezichthouder, Instructie cliënt of Anders.
- Bevestig.
Zolang de hold actief is, kan niets binnen dat bereik definitief worden verwijderd. Verplaatsen naar de prullenbak blijft mogelijk; definitief vernietigen niet.
Na het opheffen blijft verwijderen nog zeven dagen geblokkeerd (nawerking). Zo voorkom je dat iemand op dezelfde dag een geschil ziet aankomen én de stukken wist.
Vernietigen
Section titled “Vernietigen”Vernietigen gebeurt in twee stappen:
- Een beheerder vraagt vernietiging aan.
- Een tweede beheerder keurt goed.
Is er geen tweede beheerder, dan geldt een afkoelperiode van 72 uur voordat de vernietiging doorgaat. Zo is één persoon nooit in staat om in zijn eentje bewijs te laten verdwijnen.
Het vernietigingscertificaat
Section titled “Het vernietigingscertificaat”Na vernietiging krijg je een certificaat. Daarin staat:
- welke dataroom en welk verzoek het betrof, en wie het aanvroeg en goedkeurde;
- de methode: crypto-shredding — de sleutels van de bestanden zijn vernietigd, waardoor de versleutelde bestanden onleesbaar zijn geworden;
- de aantallen: documenten, versies, bestanden, bytes en sleutelversies;
- de momenten: gestart, verwijderd uit de applicatie, onleesbaar in het live systeem en onomkeerbaar in alle back-ups.
Dat laatste moment is het belangrijkste: pas als de versleutelde kopieën ook uit de back-ups verdwenen zijn, is de vernietiging onomkeerbaar. Bewaar het certificaat bij je dossier.
Wat je moet kunnen uitleggen
Section titled “Wat je moet kunnen uitleggen”Bij een controle wordt meestal gevraagd:
| Vraag | Bewijs |
|---|---|
| Hoe lang bewaart u dit? | De ingestelde termijn per documentsoort |
| Waarom is dit vernietigd? | Het vernietigingscertificaat met reden en goedkeuring |
| Kon iemand het nog terugzetten? | De tijdlijn in het certificaat, tot en met “onomkeerbaar in alle back-ups” |
| Heeft iemand het tegengehouden? | De legal hold met niveau, reden en datums |