Title: Veilig documenten delen met cliënten: zes principes
URL: https://thedutchdataroom.com/veilig-documenten-delen/
Language: nl

> Waarom e-mail en downloadlinks tekortschieten voor cliëntdossiers, zes principes voor veilig delen en een checklist voor uw kantoor.

KENNIS

# Veilig documenten delen met cliënten.

E-mail en downloadlinks zijn handig, maar niet gemaakt voor vertrouwelijke dossiers. Zo deelt u stukken wel zorgvuldig.

## Waarom e-mail en downloadlinks tekortschieten

E-mail is gemaakt voor berichten, niet voor dossiers. Bijlagen worden gekopieerd naar elke mailbox, blijven daar staan en zijn niet meer in te trekken. Een downloadlink is beter voor grote bestanden, maar iedereen die de link heeft, kan de stukken openen.

## Zes principes voor veilig delen

- **Inloggen in plaats van een link.** Laat ontvangers inloggen, bijvoorbeeld met een code per e-mail, zodat een doorgestuurde link alleen niets oplevert.
- **Rechten per document.** Geef iedere partij alleen toegang tot wat zij nodig heeft, en houd interne stukken intern.
- **Bekijken in plaats van downloaden.** Laat gevoelige stukken alleen in een viewer bekijken, met een watermerk per kijker.
- **Toegang die afloopt.** Stel een einddatum in en trek toegang in als het werk klaar is.
- **Alles vastleggen.** Een audit-log laat zien wie wat heeft bekeken of gedownload.
- **Weten waar de gegevens staan.** Kies een aanbieder die versleuteld opslaat in de EU en vastlegt welke partijen erbij kunnen.

## Een checklist voor uw kantoor

| Vraag | Waarom |
| --- | --- |
| Kan een ontvanger zonder inloggen bij de stukken? | Een doorgestuurde link mag geen toegang geven. |
| Kunt u toegang intrekken nadat u hebt gedeeld? | Bij e-mail kan dat niet. |
| Ziet u wie wat heeft geopend? | Nodig om zorgvuldigheid aan te tonen. |
| Staan de gegevens versleuteld in de EU? | Beperkt het risico bij een lek en houdt u binnen de AVG-kaders. |
| Heeft u een verwerkersovereenkomst met de aanbieder? | Verplicht als een dienstverlener persoonsgegevens voor u verwerkt. |

## Hoe The Dutch Dataroom dit oplost

Gasten loggen in met een e-mailcode, rechten gelden per groep, map en document, de viewer zet een watermerk per kijker en elke handeling staat in een audit-log. Documenten staan versleuteld in de EU. Lees meer over [beveiliging](https://thedutchdataroom.com/beveiliging/) of probeer het [14 dagen gratis](https://thedutchdataroom.com/prijzen/).

VEELGESTELDE VRAGEN

## Goed om te weten.

### Mag ik vertrouwelijke stukken per e-mail sturen?

De AVG verbiedt e-mail niet, maar vraagt passende beveiliging. Bij bijzondere persoonsgegevens, BSN-nummers of financiële dossiers is gewone e-mail meestal niet passend: bijlagen blijven onbeperkt in mailboxen staan en u kunt toegang niet intrekken.

### Is WeTransfer veilig genoeg voor cliëntdossiers?

Een downloadlink is handig voor grote bestanden, maar iedereen met de link kan downloaden, u ziet niet wie het bestand opende en u kunt geen rechten per document geven. Voor cliëntdossiers past een omgeving met inloggen, rechten en een audit-log beter.

### Wat moet ik vastleggen als ik documenten deel?

Wie toegang had, wat er bekeken of gedownload is en wanneer. Zo kunt u later aantonen dat u zorgvuldig met de gegevens van uw cliënt bent omgegaan.

ZELF ERVAREN

## Probeer het 14 dagen, zonder creditcard.

Daarna kiest u het pakket dat bij uw kantoor past; uw dossiers gaan mee.

[Gratis proberen](https://app.thedutchdataroom.com/trial)